A funcionalidade de sigilo de processo possibilita restringir o acesso a um anexos específico, controlando quem pode visualizá-lo ou interagir com ele. Esse recurso é utilizado quando o conteúdo do anexo é sensível, confidencial ou deve ser limitado a determinados usuários ou perfis. Configurar o sigilo de forma adequada é fundamental para manter a segurança e a conformidade nos processos/documentos, protegendo informações confidenciais e garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis.
O sigilo em peças em elaboração possibilita definir restrições de acesso ao documento antes de sua publicação na pasta digital do processo/documento.
- As peças que já possuem sigilo são sinalizadas com ícone de “cadeado” azul ao lado, usuários que não estiverem incluídos na regra de sigilo desta peça deverão visualizá-lo.
- Para usuários que não estiverem incluídos na regra de sigilo destas peças, não será possível clicar no ícone para visualizar o conteúdo da peça.
- Ao clicar sobre uma peça que possui sigilo, na qual o usuário não esteja incluído nas regras, o conteúdo desta peça deverá ser oculto e uma tarja ‘Restrito’ é exibida.
Para configurar sigilo de peças em elaboração, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o processo/documento desejado.
- Na tela de dados do processo/documento, clique na aba 'Anexos' para abrir a Pasta Digital.
- Clique na seta para baixo da seção 'Em elaboração'.
- Clique no ícone de três pontos do anexo desejado e selecione a opção ‘Alterar sigilo de peça’.
- Na tela de configuração, selecione as bases legais, informe o motivo e as regras de sigilo.
- Por fim, clique no botão 'Salvar' para guardar as informações no sistema.
- Caso a peça com sigilo tenha sido bloqueada para edição por um usuário específico, apenas esse usuário possui permissão para alterar o sigilo da peça. Caso o usuário modifique o sigilo para uma regra da qual ele não faz mais parte, ele ainda deverá ser capaz de visualizar o conteúdo da peça enquanto ela permanecer bloqueada em sua posse, e assim que a peça for desbloqueada, o usuário não poderá mais visualizar seu conteúdo, visto que ele não está mais incluído nas regras.
- A primeira regra listada, só estará disponível no dropdown caso a peça selecionada já possua uma regra de sigilo.
- Ao selecionar a terceira, quinta e sétima regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais usuários internos serão incluídos nas respectivas regras. Nessa grid é possível consultar usuários, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Na quarta regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais interessados serão incluídos na regra. Nessa grid é possível consultar interessados, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Na sexta ou sétima regra, uma grid é disponibilizada para configurar quais setores/unidades serão incluídos nas respectivas regras. Nessa grid é possível consultar setores/unidades, excluir, limpar, visualizar a quantidade de registros da grid, definir a quantidade de linhas por páginas da grid e alternar entre as páginas da grid.
- Usuários que tiveram a assinatura solicitada só poderão visualizar a peça enquanto estiverem incluídos na regra atual dela. Se a regra de sigilo for alterada e eles não estiverem mais incluídos, mesmo com solicitação pendente, não poderão visualizar o nome e o conteúdo.
- As solicitações de assinatura deverão permanecer na fila de assinaturas dos usuários solicitados, mas com o nome e o conteúdo devidamente restritos.
- Caso seja alterado o sigilo de uma ou mais peças que possuam uma solicitação de assinatura (interessados) pendente e o interessado não esteja incluído nas regras, ele deverá poder continuar visualizando a peça e assiná-la normalmente.
- Caso seja alterado o sigilo de uma ou mais peças que tiveram seu acesso externo liberado e o interessado não esteja incluído nas regras, ele deverá poder continuar visualizando a peça normalmente até que o prazo de liberação seja expirado.
- A ação ‘Visualizar sigilo de peça’ está sempre habilitada.