A funcionalidade de inserção de anexos na pasta digital permite incluir novos anexos em um processo ou documento no Solar BPM de diferentes maneiras, conforme a necessidade do usuário. É possível:
- Inserir arquivos diretamente do computador;
- Gerar documentos a partir de modelos predefinidos;
- Criar documentos a partir de uma peça em branco, utilizando o editor do sistema.
Para inserir documentos na pasta digital, o usuário deve possuir a carga do processo ou documento.
Confira abaixo o passo a passo para inserção de anexos na pasta digital:
- Acesse a pasta digital do processo ou documento.
- Clique no botão 'Inserir ou gerar documentos', representado pelo ícone de clipe de papel.
Quando o modelo possui numeração configurada, o campo 'Setor' ou 'Órgão' é habilitado (depende da máscara) e o usuário deverá escolher o Órgão/Setor para a numeração. Neste caso, o nome do documento, que não poderá mais ser mudado, será a composição de sua máscara. Os Órgãos/Setores exibidos dependem da lotação do usuário.
Opção 1 – Inserir documento selecionando um arquivo do computador
- Clique em 'Selecionar arquivo' ou arraste os arquivos para a área de transferência.
- O sistema carregará os arquivos e exibirá uma lista para conferência.
- Após as configurações, clique em 'Enviar' para concluir a inserção.
Nesta etapa, é possível:
- Conferir o status do arquivo:
- Ícone verde: arquivo apto para inserção.
- Ícone vermelho: formato inválido ou tamanho excedido (ao passar o mouse, o sistema informa o erro).
- Alterar o nome do anexo, clicando diretamente no campo.
- Ordenar os anexos, arrastando o ícone de duas barras.
- Importar assinaturas existentes no documento original. Incluir sigilo, definindo regra, base legal e motivo.
- Assinar, disponível apenas para arquivos em formato PDF.
- Realizar a elaboração, para manter o documento como minuta.
O sistema emite alertas relacionados a dados sensíveis, em conformidade com a LGPD.
Documentos marcados como elaboração ficarão disponíveis na seção 'Em elaboração' da pasta digital.
Opção 2 – Inserir documento a partir de um modelo predefinido
- Na tela de inserção, clique em 'Outras opções' e selecione a opção 'A partir de um modelo'.
- Selecione o modelo de anexo desejado, o tipo de anexo (quando solicitado) e informe o nome do documento.
- Se necessário, marque a opção 'Incluir sigilo de peça' e preencha as informações de sigilo.
- Clique em 'Gerar peça'. O editor de documentos do sistema será aberto com o conteúdo do modelo selecionado.
- Realize as edições necessárias no editor (as alterações são salvas automaticamente).
- Clique em 'Voltar'. O documento ficará disponível na seção 'Em elaboração' da pasta digital. Para publicá-lo, clique em 'Mais ações' (ícone de três pontos) e selecione a opção 'Liberar'.
Opção 3 – Inserir documento a partir de um modelo em branco
- Na tela de inserção, clique em 'Outras opções' e selecione a opção 'Peça em branco'.
- Informe o nome do anexo e se deseja ou não incluir sigilo.
- Clique em 'Gerar peça'.
- O editor será aberto com uma página em branco, permitindo a construção completa do conteúdo e a formatação do texto diretamente no sistema.
- Após finalizar o conteúdo, clique em 'Voltar'.
- O documento ficará na seção 'Em elaboração'. Para inseri-lo oficialmente no processo, clique em 'Mais ações' e selecione a opção 'Liberar'.
Documentos em elaboração podem ser editados; e não fazem parte oficialmente do processo até serem liberados.
A ordem dos anexos exibida na tela de inserção será a mesma na pasta digital. Apenas usuários com permissão podem visualizar ou editar documentos sigilosos.
A assinatura digital pode ser realizada no momento da inserção ou posteriormente, conforme o fluxo escolhido.