A tarefa ‘Comunique-se’ é uma ferramenta digital que conecta o órgão público ou unidade responsável com os interessados de um processo. Por meio dela, é possível enviar solicitações detalhadas, estipular prazos e acompanhar todo o fluxo de envio e análise de respostas.
Essa tarefa foi criada para facilitar e formalizar a comunicação entre o órgão e os interessados em um processo. Ela permite solicitar documentos, informações ou ações de forma organizada, substituindo o uso de e-mails informais ou contatos manuais. Garantindo uma comunicação eficiente e documentada, reduzindo falhas e otimizando o andamento dos processos.
Com isso, os processos ou documentos ganham mais rastreabilidade, eficiência e segurança, garantindo que todas as interações fiquem registradas na pasta gigital. Além disso, a funcionalidade ajuda a monitorar prazos, validar informações e evitar que documentos incorretos ou incompletos sejam anexados ao processo sem análise prévia.
Para cadastrar uma tarefa do tipo ‘Comunique-se’, siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o processo ou documento desejado.
- Na tela de dados do processo/documento, clique no botão ‘Criar tarefa’.
- Clique no ícone de lupa, busque e selecione a tarefa do tipo ‘Comunique-se’ e clique no botão 'Selecionar'.
- Também é possível digitar "Comunique-se" no campo de busca e selecionar a tarefa de mesmo nome.
- Clique no botão ‘Próximo’.
- Informe a descrição da tarefa, seu prazo e, se desejar, selecione a caixa de seleção do campo 'Encerrar Comunique-se após o vencimento do prazo'.
- Caso seja necessário, informe a data de início.
- Adicione os interessados, os documentos pendentes, as unidades de acompanhamento e quem será responsável pela análise da resposta do ‘Comunique-se’.
- As unidades informadas no campo ‘Analisar resposta do Comunique-se' serão aquelas responsáveis por tratar a resposta dessa tarefa.
- Se desejar, marque as caixas de seleção dos campos 'Gerar Peça' e 'Gerar confirmação de leitura'.
- Para finalizar, clique no botão ‘Salvar’ para guardar as informações no sistema.