A tarefa ‘Comunique-se’ facilita e formaliza a comunicação entre o órgão e os interessados em um processo/documento. Ela permite solicitar arquivos, informações ou ações de forma organizada, substituindo o uso de e-mails informais ou contatos manuais.
Com isso, os processos/documentos ganham mais rastreabilidade, eficiência e segurança, garantindo que todas as interações fiquem registradas na pasta digital. Além disso, ela auxilia a monitorar prazos, validar informações e evitar que documentos incorretos ou incompletos sejam anexados ao processo sem análise prévia.
Essa funcionalidade é uma ferramenta digital que conecta o órgão público ou unidade responsável com os interessados de um processo. Por meio dela, é possível enviar solicitações detalhadas, estipular prazos e acompanhar todo o fluxo de envio e análise de respostas.
A análise da resposta de um 'Comunique-se' possibilita avaliar se a solicitação enviada anteriormente pelo Órgão foi atendida pelos interessados. Além disso, é durante a análise que garantimos que só entrarão na pasta digital do processo os anexos que forem explicitamente aceitos, evitando, assim, que documentos inadequados, incorretos ou incompletos sejam inseridos no processo pelos interessados.
Desse modo, quando o interessado responder o ‘Comunique-se’, a tarefa será finalizada e uma nova tarefa chamada ‘Analisar resposta do Comunique-se’ será criada automaticamente para as unidades ou usuários que foram informados para analisar a resposta.
Para analisar a resposta de um ‘Comunique-se', siga o passo a passo abaixo:
- No menu lateral, acesse o módulo 'FILA'.
- Verifique se a fila está alocada para o seu usuário no campo 'Usuário', caso não esteja, altere para o seu usuário.
- Clique em ‘Tarefas’.
- Na tabela, na coluna "Tipo tarefa", localize aquelas com ‘Analisar resposta do Comunique-se’ e clique sobre ele.
- Confira os documentos inseridos e/ou resposta do interessado dentro da própria tarefa e informe o parecer em relação à resposta enviada.
- Marque a caixa de seleção do campo ‘Gerar peça’ para inserir os documentos enviados no processo.
- Para finalizar, clique no botão ‘Finalizar tarefa'.
- O usuário que finalizar a tarefa de análise da resposta do ‘Comunique-se’ decidirá quais anexos inseridos pelo interessado (caso anexos tenham sido incluídos) devem ser publicados na pasta digital.
- Caso ainda reste alguma pendência, na finalização da tarefa de análise, basta marcar a opção ‘Reenviar Comunique-se' para que outro ‘Comunique-se’ seja reenviado automaticamente para o interessado.