A assinatura digital garante a autenticidade, segurança e validade jurídica dos anexos no ambiente digital. Além disso, ela elimina a necessidade de procedimentos manuais, reduzindo custos e otimizando tempo, especialmente em fluxos que envolvem aprovação e formalização de decisões, permitindo formalizar decisões, envolver múltiplos interessados de forma ágil.
Para realizar a assinatura de anexos, não é necessário possuir a carga do processo/documento. Ela pode ser realizada tanto em anexos já publicados quanto naqueles que ainda estejam em elaboração e, também, caso o anexo possua uma regra de sigilo que impede a sua visualização.
Após uma solicitação de assinatura ser enviada a um ou mais usuários, o sistema adiciona um status ao processo/documento. Enquanto a(s) assinatura(s) estiver(em) pendente(s) este status será “Assinatura pendente” em laranja e poderá ser visualizado no processo/documento e na fila de trabalho.
Quando as assinaturas são realizadas, o status do processo é alterado para “Assinatura realizada”. Caso tenha ocorrido alguma recusa à solicitação, o status será “Assinatura recusada”. E se o processo/documento tiver uma solicitação de assinatura cancelada, o status será “Solic. ass. cancelada”. Estes outros status também são exibidos na fila de trabalho de processos/documentos.
Os status “Assinatura realizada”, “Assinatura recusada” e “Solic. ass. cancelada” serão apagados quando o processo/documento for tramitado, arquivado ou cancelado.