O cadastro de modelos de documento permite criar peças reutilizáveis no sistema, que podem ser utilizadas na pasta digital, em fluxos de processo e na geração automática de documentos, com suporte a variáveis dinâmicas, selos digitais e numeração automática, conforme a configuração escolhida. O cadastro correto de modelos de documento é essencial para assegurar produtividade, padronização e automação na criação de documentos no Solar BPM.
Essa funcionalidade é restrita a usuários com perfil autorizado.
Confira abaixo o passo a passo para realizar o cadastro de modelos de documentos:
- No menu lateral, acesse o módulo 'ECM'.
- Clique em 'Modelos de Documentos'.
- Na tela de consulta, clique no botão 'Novo'.
- Ao acessar a tela de cadastro, preencha os campos obrigatórios, marcados com asterisco (*), e demais campos opcionais que julgar necessário.
- Caso queira restringir o acesso ao modelo, clique em 'Adicionar' na seção 'Restrição por setores' e selecione os setores autorizados a utilizar o modelo. Caso nenhum setor seja informado, o modelo ficará acessível a todos.
Utilize a opção 'Reservar anexo' para que o modelo fique exclusivo ao seu usuário durante a elaboração.
Observação
- Apenas modelos reservados pelo usuário podem ser editados no editor online.
- Se o tipo de anexo escolhido estiver configurado para receber uma numeração automática, o grupo 'Numeração por agrupamento de setores' será exibido.
- O botão 'Adicionar' do grupo 'Numeração por agrupamento de setores' só estará habilitado para inserção de setores caso o tipo de anexo do modelo que está sendo criado tenha sua máscara definida por setor. Se a máscara foi definida por órgão, o botão 'Adicionar' não estará habilitado.
- Todos os setores incluídos neste grupo seguirão a mesma numeração definida no tipo de anexo, sendo que um deles deverá ser marcado como principal e sua sigla seja mostrada na máscara.
- Uma vez que este grupo possua setores adicionados, somente estes setores podem ser utilizados para a restrição no grupo 'Restringir o acesso aos setores'.
- Após salvar o cadastro, clique em 'Visualizar' para abrir o editor online. Insira o texto, as variáveis dinâmicas e, se aplicável, a variável de máscara sequencial para numeração automática.
- O nome do modelo deve ser exclusivo no sistema.
- A escolha do tipo de anexo define se o modelo: vai gerar ou não numeração automática; poderá ser utilizado em documentos numerados.
- A reserva impede edição simultânea por outros usuários, garantindo integridade do modelo.